fbpx

Technologiczny must have – biuro optymalnie zorganizowane

Nowe technologie same w sobie nie decydują o rozwoju i sukcesie firmy. Optymalny efekt wymaga zarówno zaawansowanych narzędzi, odpowiedniej struktury organizacyjnej oraz kompetentnej kadry.

Sztuczna inteligencja, wyrafinowane algorytmy, sieć sensorów… w XXI wieku rekwizyty z filmów science fiction niepostrzeżenie stały się nieocenionymi narzędziami, z których  codziennie korzystamy w biurach. Pomagają w organizacji pracy i zapewnieniu bezpieczeństwa użytkowników. Ten drugi aspekt okazał się szczególnie ważny w czasie pandemii i z pewnością zachowa swoje znaczenie w nadchodzących latach. Jednak na rolę jaką technologie będą pełniły w biurach w niedalekiej przyszłości powinniśmy spojrzeć znacznie szerzej.

Nieoczekiwany czynnik zmiany
W specyficznych warunkach, będących następstwem pandemii, dotychczasowe priorytety uległy przewartościowaniu. Rozwiązania, które jeszcze niedawno zaliczano do kategorii nice to have – funkcjonalności atrakcyjnych, ale niekoniecznych – w ciągu kilku miesięcy stały się niezbędne. Dotyczy to przede wszystkim systemów zarządzania środowiskiem, miejscem i czasem pracy.

Technologie w wielu obszarach ułatwiają życie pracownikom – począwszy od zarezerwowania stanowiska do pracy, po sprawdzenie kolejki w biurowej kantynie i liczby wolnych miejsc na parkingu. Ich wprowadzenie wiąże się m.in. z odejściem od zasady „jeden pracownik – jedno biurko” i zastąpieniem stałych miejsc pracy systemem opartym o aktywność pracowników – rezerwacją biurek w zależności od bieżących, indywidualnych potrzeb. Po doświadczeniu pracy zdalnej, biuro traktowane jest jako miejsce, do którego chce się, a nie musi przychodzić; nawet konferencje mogą być organizowane w trybie hybrydowym, z grupą osób zebranych w sali i kolejnymi, które w spotkaniu uczestniczą on-line. W czasach postpandemicznych, kiedy najprawdopodobniej większość z nas będzie pracowała w modelu hybrydowym, tradycyjne metody planowania i projektowania miejsc pracy mogą okazać się niewystarczające. I tu właśnie możemy skorzystać z pomocy zintegrowanych systemów, dzięki którym w czasie rzeczywistym można uzyskać informacje, ile osób korzysta właśnie z biurek, czy w obiekcie przebywają goście, czy jak wykorzystywane są sale konferencyjne. Ułatwia to także określić krąg osób, które miały ze sobą kontakt, w przypadku zakażenia  koronawirusem.

Obawa przed zakażeniem COVID-19 uderzyła też m.in. w ekonomię współdzielenia: carsharing, korzystanie z komunikacji publicznej, w tym miejskich rowerów. Za najbezpieczniejszy i najbardziej wygodny środek transportu uznawany jest własny samochód. To jednak oznacza nie tylko bardziej zatłoczone drogi, ale i trudniejszy dostęp do miejsc parkingowych. Po raz kolejny pomocna okazuje się technologia: pracownik, który ma przypisane miejsce, zwalnia je na czas swojej nieobecności, a system udostępnia je innym użytkownikom na określony czas. Dzięki temu można w pełni wykorzystać dostępne zasoby.

Biuro przyszłości

Aktualnie wiele organizacji koncentruje uwagę na ograniczeniu ryzyka zakażeń za pomocą środków czystości i dezynfekcji powierzchni wspólnych. Jednak w dłuższej perspektywie warto postawić na kompleksowość i wprowadzić rozwiązania bezdotykowe: system dostępu, automatyczne otwieranie drzwi wewnętrznych, windy bez przycisków, elektryczne dozowniki mydła w toaletach itp. Zainteresowanie tego typu udogodnieniami wyraźnie wzrosło. Osobną kwestią jest jakość powietrza w biurach. Dzięki filtrom i sieci czujników kontrolujących temperaturę, stężenie dwutlenku węgla i inne parametry, można uzyskać warunki sprzyjające zdrowiu i komfortowi pracowników. Do niedawna cieszyli się nimi głównie użytkownicy budynków certyfikowanych. Jednak teraz dzięki zaawansowanym technologicznie systemom do zarządzania biurem, można odpowiedzieć na oczekiwania najemców i poprawić warunki pracy także w tym zakresie niemalże w każdym budynku.

Przydatne może się też okazać zastąpienie – czy też uzupełnienie – tradycyjnej recepcji jej wirtualnym, bezpiecznym odpowiednikiem. Za pośrednictwem smartfona gość otrzyma wskazówki ułatwiające dotarcie do właściwego biura, a nawet pomieszczenia, w którym znajduje się właśnie poszukiwana osoba. Mobilne urządzenia służące jednemu użytkownikowi – a więc nie stwarzające ryzyka zakażenia – będą w niedalekiej przyszłości podstawowym urządzeniem zapewniającym interakcję z przestrzenią biurową i w dużej mierze mają szansę wesprzeć tradycyjne  karty dostępu.

Co wybrać?

Liczba nowych rozwiązań dostępnych na rynku może wydawać się przytłaczająca. Jak z morza konceptów wybrać produkt najbardziej użyteczny dla danego użytkownika? Pomocne są doświadczenie i szeroka perspektywa, spojrzenie na problem z różnych stron. Zanim Colliers rozpoczął współpracę z Office App, holenderską firmą technologiczną, która rozwija platformę zintegrowanego zarządzania przestrzenią biurową, analizowane były rozwiązania z wielu rynków, m.in. brytyjskiego, niemieckiego, kanadyjskiego. Korporacja wybiera partnerów strategicznych spośród spółek na odpowiednio wysokim poziomie rozwoju. Dojrzałe firmy muszą dysponować zespołem przygotowanym do dynamicznego wzrostu, a także produktem przetestowanym rynkowo u kilku, kilkunastu, a nawet kilkudziesięciu klientów. To doświadczenie pozwala na profesjonalne świadczenie usługi. W praktyce zaawansowane systemy powstają dzięki współpracy wielu podmiotów. Sensory zajętości biurek opracowane w Polsce uzupełniają pracę zachodnioeuropejskich programistów. Rozwiązanie to wdrożone zostało pilotażowo w warszawskim budynku Metropolitan w 2020 roku i udowodniło już swoją użyteczność; użytkownicy mogą na bieżąco kontrolować dostępność stanowisk pracy. Mają możliwość rezerwowania burek zarówno z poziomu aplikacji, jak i przez szybkie zeskanowanie kodu QR. Pilotażowe testy prowadzone na własnym podwórku dają gwarancję, że przyszli klienci otrzymają produkt sprawdzony i udoskonalony.

Nawet najbardziej zaawansowana i efektowna technologia to jednak zawsze tylko narzędzie. Kluczowa jest kultura organizacyjna przedsiębiorstwa i wybór odpowiedniego dla danej firmy modelu pracy. To, czy technologia będzie właściwie wykorzystana, zależy też w dużej mierze od zaangażowania użytkowników. Na pierwszym miejscu trzeba więc postawić na edukację. Gdy jesteśmy przekonaniu do słuszności korzystania z danego rozwiązania, robimy to chętniej i z większym zaangażowaniem. To klucz do sukcesu.

Przeczytaj także: Smart Office w cenie kubka kawy.